????如果你的公司被起訴，那么像“我們會用與平常不同的方式處理”這樣出現(xiàn)在電子郵件中的句子就會帶來麻煩。有6種方式來降低這種風(fēng)險。

????作者：Anne Fisher

????親愛的安妮(Annie)：我在一家中等規(guī)模公司的人力資源部門工作，現(xiàn)在，一名被解雇了的員工起訴我們公司對他有年齡歧視。他的律師發(fā)出了查詢請求，包括要查詢在特定時間段內(nèi)公司的某些經(jīng)理收發(fā)的全部電子郵件，這使公司上下一片混亂。我們公司的律師說，我們需要改進(jìn)電子郵件政策，因?yàn)楣粳F(xiàn)在只有一個正式通知，即電腦系統(tǒng)屬于公司，公司可以隨時對其進(jìn)行監(jiān)控。

????我的問題是，更加細(xì)化的政策會起作用嗎？告訴大家在電子郵件中什么可以說和什么不可以說，會影響他們的日常做法嗎？我很懷疑這一點(diǎn)。我很想知道你和你的讀者是怎么想的?！?strong>無名氏（No Name, Please）

????親愛的無名氏：安德里亞?伯納德(Andrea Bernard)說，幾年前，法院開始把電子郵件和手機(jī)短信歸入“文件”的范疇，“我們收到成千上萬的電子查詢請求，其數(shù)量與訴訟公司的案件數(shù)量差不多?！辈{德是位于美國密歇根州大湍流市華納諾克羅斯＆賈德律師事務(wù)所(Warner Norcross & Judd)的合伙人，她專門受理勞動法和訴訟案件。

????伯納德專門為雇主提供有關(guān)電子郵件政策的建議，她表示：“很遺憾，人們寫電子郵件時通常很粗心。人們在郵件中寫一些內(nèi)容，他們絕不想把這些內(nèi)容印到有公司抬頭的紙張上。而現(xiàn)在，兩者等同?！?/p>

????伯納德說，使情況變得更加復(fù)雜的是，“人們下班后，會把筆記本電腦和手機(jī)帶回家，這表明，他們甚至很可能已經(jīng)忘記了這些東西并不屬于他們?！?“這是我的筆記本電腦”， 這種擁有的感覺看起來同樣也會使人們傾向于忽略你提到的標(biāo)準(zhǔn)保密規(guī)定：“當(dāng)自己的一封普通電子郵件被找出，尤其是作為訴訟案中的證據(jù)被找出時，員工們通常都會感到很震驚?！?/p>

????員工們可能也不知道，律師經(jīng)常雇傭法院的電腦專家從大量的電子郵件中搜尋有力證據(jù)，比如特定的詞和短語。舉幾個例子：“我不應(yīng)該把它寫出來，但是……”；“我們將通過與平常不同的方式來處理……”；“看后請刪除這封郵件。”伯納德說：“我最喜歡最后一句，尤其是發(fā)送者還把它群發(fā)給100個人的時候?！?/p>

????伯納德與你的觀點(diǎn)一致，她也認(rèn)為期望制定出“涵蓋所有可能性的電子郵件政策”這種想法是不現(xiàn)實(shí)的。她說：“但是，你應(yīng)給員工提出宏觀的指導(dǎo)原則。比如：你不希望被媽媽、《華爾街日報》記者以及12位陪審團(tuán)成員看到的內(nèi)容，就不要寫在電子郵件里。”

????制定有效電子郵件政策的其他六條建議：

????1、成文規(guī)定。成文的政策應(yīng)該突出現(xiàn)行的保密規(guī)定，并且聲明此政策對一切電子通信工具有效，包括筆記本電腦和黑莓手機(jī)。然后確保員工人手一份，并鼓勵他們對不清楚的地方提出疑問。

????2、禁止歧視性和騷擾性的電子郵件。伯納德說：“你工作的公司可能已經(jīng)有禁止在辦公室休息區(qū)的粗俗幽默和騷擾行為的規(guī)定，你最好寫明此規(guī)定對電子郵件和短信同樣生效?！?/p>

????3、建議電子郵件中不要做出實(shí)質(zhì)性的評斷。伯納德說：“讓每一個人在寫電子郵件時都要有事實(shí)根據(jù)，這樣就可以最大程度地降低風(fēng)險。當(dāng)有人開始添加個人觀點(diǎn)時，如‘太傻了’或‘這次我們真的搞砸了’，就會陷入真正的麻煩。”她補(bǔ)充道：“在電子郵件中從不指責(zé)他人。”比如“特里(Terry)又做了一個很蠢的決定?！辈{德表示：“這些指責(zé)最后可能會反過來對公司不利，并產(chǎn)生相關(guān)責(zé)任?！?/p>

????4、鼓勵避免“總結(jié)性的”語言。“這可以被視作掠奪性定價……”或“這會讓我們擔(dān)責(zé)任……”像這樣的語句永遠(yuǎn)不要出現(xiàn)在電子郵件里。在法庭上，對方律師會迅速捕捉到這些話語，哪怕你只是隨便一說。

????5、提醒員工在點(diǎn)擊“發(fā)送”前要數(shù)到100。在電子郵件里斗氣可能會在訴訟案中加強(qiáng)對方攻擊的火力。伯納德說：“當(dāng)時寫下氣憤的語句是可以的，但是你應(yīng)該建議大家坐下來冷靜冷靜，心平氣和地重審一遍電子郵件內(nèi)容，然后再發(fā)送?！?/p>

????6、不鼓勵任意的復(fù)制與轉(zhuǎn)發(fā)。建議大家只把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給真正需要看這封郵件的人（這樣還能減輕收件箱的負(fù)擔(dān)）。如果你收到了一封看起來有問題的郵件，比如，一名同事稱有人違反了政府規(guī)定。伯納德建議這樣回復(fù)：“謝謝你告知我們。我們會研究處理的?！比缓罅⒓窗堰@封郵件轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)負(fù)責(zé)的經(jīng)理，而不要發(fā)給其他任何人。

????總的來說，我們不可能監(jiān)控每一封電子郵件，所以伯納德說：“經(jīng)理必須時刻警覺?？吹揭环獯朕o不當(dāng)?shù)泥]件時，要找到發(fā)件人，提醒他/她這可能會引起麻煩?！?/p>

????她補(bǔ)充道：“謹(jǐn)記，政策越細(xì)化、越復(fù)雜，越難以讓員工遵守。比如，我們不建議在政策中加入這樣的條款：‘不要用公司的電腦做工作以外的事情’”為什么不這樣做？伯納德解釋道：“讓每一個人都遵守這條規(guī)定是不現(xiàn)實(shí)的，所以最好不要提出這樣的要求；如果一定要提，那么公司上至首席執(zhí)行官都要遵守，我奉勸你最好不要這樣做。”