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電子郵件的危害
????人們曾以為電子郵件將使生活更加輕松。但如今它已經(jīng)變成檢察官的頭號武器，成為起訴公司的一種最有把握的方法。電子郵件是怎樣變成電子證據(jù)的？──為什么這種解決辦法常常比問題本身還要糟糕？ ????作者：尼古拉斯?瓦查維爾（Nicholas Varchaver） ????這是一份大多數(shù)人連看也不看便刪除的那種電子郵件。平淡無奇的標題寫著：“電子郵件內(nèi)容培訓即將于 10 月份舉辦”。而其中的訊息則再平常不過了。美林公司（Merrill Lynch）正在命令其 5 萬多名雇員參加各種再教育營。美林公司總裁奧尼爾（Stanley O'Neal）和董事長科曼斯基（David Komansky）寫道：“每個雇員都迫切需要懂得如何有效和適當?shù)厥褂秒娮余]件”?！半娮余]件和其他電子溝通形式就像任何其它書面通訊一樣，接到傳票也要提供?！彼麄兘ㄗh，在發(fā)電子郵件之前，“要問一問自己：如果這一訊息出現(xiàn)在某份報紙的頭版，我會感覺怎么樣？” ????問得好！而且奧尼爾和科曼斯基很可能需要回答這個問題。顯然，某位深思熟慮的美林公司職員曾迅速封殺過發(fā)給路透社（或從事新聞服務的其他人）的電子郵件，否則通過這種機構(gòu)，郵件會登上《紐約郵報》、《波士頓先驅(qū)報》和《休斯頓記事報》的版面和 CNN 的晚間商業(yè)談話節(jié)目“Lou Dobbs Moneyline”。如果我們稍加思考，就會得出兩條教訓：（1）電子郵件在公司董事會中正引起很現(xiàn)實的、越來越大的恐懼；（2）這種恐懼對阻止電子通訊趨向擺脫控制無濟于事。 ????的確，2002 年是“公司丑聞年”。但是，如果把發(fā)生的一切都歸因于貪得無厭、沆瀣一氣的經(jīng)理人和不懷好意、鬼鬼祟祟的會計師，也的確不公平。是的，公司老板們提出他們的抗辯時，都能列出一個幫兇：電子郵件。對于檢察官來說，它已經(jīng)成為極好的證據(jù)──或者說，可能是一種比證據(jù)更好的武器。在 DNA 檢測中，留在犯罪現(xiàn)場的一根頭發(fā)就能使案情翻轉(zhuǎn)，我們不妨把電子郵件看作公司的 DNA 證據(jù)。理論上，你是可以通過解釋而說明它是無關(guān)的，但在嘗試這樣做時，祝你走運。 ????用于指控的電子郵件已經(jīng)變得如此普遍，以至于有些律師已經(jīng)習慣于稱之為“證據(jù)郵件”。加里?馬蒂亞森（Garry Mathiason）所在的律師事務所 Littler Mendelson 在勞動爭議案件中替公司辯護，他說：“我想，如今我們處理的案件中，已經(jīng)沒有不包含某種電子郵件成分的”。有誰知道還有哪個國家會因書寫方式而受到如此大的沖擊？在電子郵件文體寫作中，曾有過像恐怖小說大師斯蒂芬?金（Stephen King）那樣的人物──美林公司前分析師亨利?布洛杰特（Henry Blodget）──他的作品如此多產(chǎn)，令人云山霧罩。所羅門美邦（Salomon Smith Barney）前分析師格魯伯曼（Jack Grubman）則喜歡一種較簡練的文風──據(jù)報道，他是無線電子郵件裝置使用者（BlackBerry man）──因為他后來主張的東西總是他先前的虛構(gòu)冥想。但盡管文風不同，兩人的電子郵件都有一種共同的陰謀：抬高股票的評級，以取悅投資銀行客戶。要不是這種電子文件線索，有誰會想到美國最大的經(jīng)紀公司會同意將 15 億美元移交清算？這種瘟疫并不限于華爾街金融機構(gòu)。像被人遺忘的地雷一樣，涉及安然 （Enron）、世通（WorldCom）、Qwest、環(huán)球電訊（Global Crossing）和泰科（Tyco）等公司的不幸電子郵件去年不時發(fā)生爆炸。甚至還有針對電子郵件的破壞性電子郵件，正如那位警告同事“閉嘴！刪掉這份電子郵件”的摩根大通公司（J.P. Morgan Chase）銀行家遇到的情況一樣。但是，即使這種看似明顯的糾正措施，也有其本身的危險。12 月份，由于未能按證券監(jiān)管要求保存電子訊息，華爾街 5 家大經(jīng)紀公司被迫支付 825 萬美元的罰款。而且，人們不會忘記安達信公司（Arthur Andersen）的情況，該公司銷毀與安然公司有關(guān)的往來電子郵件，導致其刑事罪名成立，并最終導致這家會計公司發(fā)生內(nèi)爆。盡管這種懲罰的力度并不多見，但罰款的情況并不少見：對那些不能按法庭要求移交舊電子郵件的公司，法官正越來越多地施以罰款。所以，借用一種古老的說法，這種情況歸結(jié)起來就是：公司有了電子郵件沒法活，而沒了電子郵件肯定沒法活。正如我們所看到，它越來越成為一種看來無法逃避的法律負擔──至少是一條通向公開蒙羞的快車道。但是，它又是電話出現(xiàn)以來最重要的商業(yè)技術(shù)。它使距離遙遠的辦公室得以溝通，使任何地方的雇員都能夠一起工作，由此看，其價值是無法估量的。它使我們從電話通話客套語的桎梏中解放出來，給了我們一種毫不費力地傳輸長篇文件的方式，甚至于不像傳真那樣在線路繁忙時要等待信號。對于這種技術(shù)到底已經(jīng)在你的日常生活中發(fā)揮多大作用，如果你還心存疑問，那么只要問一問以下這個問題就知道了：你每天要查看多少次電子郵件？ ????電子郵件既被視為救星也被視為威脅，怎樣調(diào)和這兩種看法呢？下面我們將向你說明，要找到答案是不容易的。事實上，這也許是當今美國公司面對的最令人畏懼、具有高度風險的難題之一。但有一點是肯定的：如果像很多公司現(xiàn)在正在嘗試的那樣，強行用一種技術(shù)性的解決辦法來解決一個行為學上的問題，看來注定要失敗。畢竟，電子郵件并沒有讓布洛杰特寫他所寫的東西，它只不過是很好地記錄了他所寫的東西。 ????對此，我們好像并非從未接到過警告。只不過在四年前，由于無休止的不恰當?shù)碾娮余]件，微軟公司曾在反壟斷案審判中受到痛斥。例如，在一份電子郵件中，比爾?蓋茨問：“搞垮網(wǎng)景公司（Netscape），我們要付給你多少錢？”在此事發(fā)生的十年前，一份早期形式的電子郵件為 1987 年的“伊朗─尼加拉瓜反政府武裝事件”調(diào)查提供了關(guān)鍵證據(jù)。在提出的指控中，有很多碰巧由諾思（Oliver North）已經(jīng)刪去的電子郵件構(gòu)成?；蛘哒f，人們認為他這樣做過。15 年后的今天，說“刪除”并不意味著已經(jīng)刪除，這一點聽起來已經(jīng)很明顯了。說“小心你寫的東西”，聽起來有點婆婆媽了。我們已經(jīng)懂得這一點。但那兩條教訓仍不夠深刻。 ????那么，到底電子郵件中的什么東西使它像能證明真相的電子血清呢？ 幾年前，德克薩斯大學的研究人員進行過一項試驗。他們讓志愿者坐在一間隔開的密室里，回答一系列個人問題。接受試驗者說話時對著麥克風，并告知他們，說過的話將被錄下來。接受試驗的人當中，有一半在密室里面對著一面大鏡子。另一半則沒有鏡子。研究人員發(fā)現(xiàn)，不面對鏡子的接受試驗者明顯地更愿意說話，而且更有可能說出泄密性的事情。電子郵件本質(zhì)上是一種孤獨的溝通方式，可能傳給人們那種與沒有鏡子的場合同樣的感覺。也許這說明了我們在電子通訊中有愿意坦白的傾向。在《電子郵件入門：書面英語如何演變并走向何方》 （Alphabet to E-Mail: How Written English Evolved and Where It's Heading）一書中，語言學家巴倫（Naomi Baron）提到，經(jīng)過 25 年的研究，已經(jīng)揭示出“與填寫紙面調(diào)查問卷或通過面對面訪談填寫問卷相比，如果使用電腦填寫同樣的問卷，人們提供有關(guān)自己的信息時要更準確、更充分。當涉及的信息對個人來說很敏感時，這種差異尤其明顯。” ????對于管理部門和提供忠告的專欄作家來說，這是個大好消息，但站在公司的立場上看，這是一場噩夢。普華永道公司（PWC）網(wǎng)絡犯罪防治和應對小組高級經(jīng)理埃倫萊希（Jay Ehrenreich）說，“公司確實正在與此搏斗”。對于創(chuàng)業(yè)者來說，人們正被淹沒在電子文件工作中。電子郵件易于使用，意味著我們發(fā)出和收到的文件比以往都要多。正如 Cohasset Associates 公司的文件管理咨詢顧問威廉斯（Bob Williams）指出，字處理和電子郵件的興起，已經(jīng)導致秘書──負責文件存檔和清除的人員──逐漸消失。如果典型的中層管理人員按儲存電子郵件的方式將紙面文件存檔，他的辦公室將堆滿一摞摞 5 英尺高、用羊皮紙和白塑料帶捆綁的文件。難道這奇怪嗎？令人困擾的電子郵件是不停地蹦出來的。很多公司管理人員已經(jīng)得出結(jié)論，認為解決這種混亂的最 佳辦法是大規(guī)模清除。比方說，如果你的企業(yè)不是一家經(jīng)紀公司或醫(yī)療保健公司（二者對必須在多長時間內(nèi)保存記錄均有特殊規(guī)定），只要你按某項正式政策規(guī)定的條件來做，你就可以隨心所欲地在任何時候清除垃圾郵件。因此，公司如今正在清掃其電子櫥柜，目前通常的做法是每隔 30 天到每隔 90 天從它們的服務器中將所有電子郵件訊息清除一次。另一些公司則限制個人的儲存容量。例如，波音公司限制其職員的內(nèi)部郵箱不得超過 15 兆字節(jié)。如果超過這一限額，系統(tǒng)將不允許他們發(fā)送電子郵件。從理論上說，雇員將明智地清除已經(jīng)無用的訊息。 清除還有其他益處──使公司服務器能夠騰出更大的空間，用于更具生產(chǎn)意義的用途。但作為一種避免訴訟的手段，用湯姆?坎貝爾（Tom Campbell）樸實的話來說，清除是“死馬當活馬醫(yī)”?？藏悹柺翘峁┚W(wǎng)絡高端電子郵件服務的公司 Kobo.biz 的創(chuàng)始人。清除并沒有刪除儲存在雇員硬盤中的訊息；并沒有消掉人們已經(jīng)打印并另行存檔的訊息；而且并沒有除掉已經(jīng)向公司之外的人發(fā)送或轉(zhuǎn)發(fā)的訊息。換句話說，電子郵件中，有極高的比例將逃過大多數(shù)清除。更根本的是，企業(yè)難道想留下法律的尾巴來逗商業(yè)的探犬嗎？你想扔掉多少文件，以便避免未 來的訴訟？即將出版的《電子郵件規(guī)則》（E-Mail Rules）一書作者之一、咨詢顧問兼律師卡恩（Randolph Kahn）說，“清除整個電子郵件系統(tǒng)的內(nèi)容，有可能把那些保護公司商業(yè)和法律利益所必須的、對業(yè)務很重要的記錄也處理掉”。 ????而且，不管你相信與否，電子郵件確實可以在訴訟中挽救公司。Littler Mendelson 公司的律師馬蒂亞森說，在勞動爭議案件中，電子郵件證據(jù)既可能幫助公司，也可能損害公司。他以最近進行的一次調(diào)解為例子，在這次調(diào)解中，一家公司因為一名男經(jīng)理人被指控對一名女雇員實行性騷擾而受到起訴。馬蒂亞森檢索了這位婦女發(fā)給那個所謂騷擾者的聳人聽聞的電子郵件附件，使她聲稱自己是受害者的說法失去根據(jù)。馬蒂亞森說，“這些附件如此下流和讓人惡心，我們的一位法律助手根本連看也不看，我也不能責怪此人。我們在調(diào)解中把這些展示出來，索賠要求從 100 萬美元降到了 1 萬美元?！?/p> ????但是，不管它們是好是壞，電子郵件基本上是可以殘存下來的。它們極難被消除得一干二凈。例如，即使已經(jīng)將電子郵件清除出服務器，它們?nèi)钥梢栽诠镜膫浞荽艓е欣^續(xù)存留。而且，盡管從備份磁帶中檢索文檔既困難又昂貴，但這并沒有使公司擺脫危境：法院預期，你不管用什么辦法，總能重新獲得這些郵件。讓我們考察一下最近涉及通用汽車承兌公司（GMAC）子公司 Residential Funding Corp.（RFC）的一起案件。在一起合同違約訟案中，RFC 曾從 DeGeorge Financial 公司獲得 9,600 萬美元的陪審賠償。就是說，直到紐約聯(lián)邦上訴法院介入為止。其中的關(guān)鍵是 RFC 不能在審判中交出舊電子郵件。法官說，RFC 曾雇傭一家先進的電子發(fā)掘公司來從備份磁帶中恢復這些信息，而這種努力失敗了，但這一事實并不能成為借口。這家受理上訴的法院發(fā)現(xiàn)，即使一家公司不能提供電子郵件是由于忽略而不是惡意造 成的，它也會遭到懲罰。此案被退回一審法院，并在 12 月份通過向 DeGeorge 公司支付數(shù)目不詳?shù)目铐椂玫浇鉀Q。如果說清除不是答案，那么監(jiān)視電子郵件是不是一種解救辦法呢？最近，根據(jù)哥倫布一家研究和咨詢商 ePolicy Institute 的數(shù)字，有 47% 的公司采取這種做法。對所有這種監(jiān)視的奧維爾式風格，人們沒有什么規(guī)避方法，盡管它可能在公司具體實施過程中，會因某種荒謬邏輯而發(fā)生變化：甚至監(jiān)視者也被監(jiān)視。讓我們看一看那家很大的公司，它在其解雇一些 IT 職員期間，作為一項預防措施，買進了普華永道公司的埃倫萊希。咨詢顧問們?yōu)g覽那些很快就要走人的 IT 雇員的硬盤，希望避免可能發(fā)生的怠工。他們發(fā)現(xiàn)的是，一位 IT 職員曾悄悄地窺探一名高層經(jīng)理人的電子郵箱，并檢索出一些頂級黃色電子郵件。他不是向上級報告，而是歡天喜地地與其技術(shù)同伴分享這種材料。即便監(jiān)視者做了假定他們要做的事情，他們的努力很大程度上也是投入到阻擋明顯含有性內(nèi)容的郵件和垃圾郵件──而不是從我們當中搜索出布洛杰特和格魯伯曼這種人。電子產(chǎn)品制造商 Brother Industries 公司的高級網(wǎng)絡工程師魯?shù)铝_（Adam Ludlow）估計，垃圾和誨淫郵件截擊軟件每天擋住了到達 Brother 公司美國服務器的 7,000 封到 2 萬封電子郵件。他說，“軟件程序 MAIL-sweeper 可能每天擋住 2,000 封帶有｀Viagra＇（萬艾可）一詞的電子郵件?！?/p> ????這種軟件還對走向另一方向的東西進行過濾，過濾帶有令人不愉快語言的訊息。魯?shù)铝_說，“我不讓任何褻瀆的語言僥幸漏網(wǎng)”。他編寫了該軟件的程序，Brother 公司從一家稱為 Clearswift 的公司購進了這種軟件，不僅是為了搜索淫穢用語，而且是為了找出某些技術(shù)語言。后者防止雇員向任何未列入許可目錄的電子郵件地址發(fā)送比方說新產(chǎn)品設(shè)計這樣的東西。電子郵件監(jiān)控既令人印象深刻又令人寒心──而還只是在初級階段。根據(jù) IDC 的數(shù)字，2001 年各公司在針對內(nèi)容的電子郵件監(jiān)視方面花費了 1.39 億美元，相比之下，為防病毒軟件而支付的費用為 16.7 億美元。IDC 預測，到 2006 年，電子郵件監(jiān)視軟件銷售將成長為 6.62 億美元的市場。 ????銷售監(jiān)視軟件的公司說，他們最近引起了很多人的興趣。Clearswift 公司 [其 2,000 家美國客戶中，包括美國電報電話公司（AT&T）、Bank of America、大陸航空公司（Continental Airlines）和通用電氣公司（GE）] 負責世界性公司開發(fā)業(yè)務的副總裁奧沙利文（Ivan O'Sullivan）說：“從提出技術(shù)建議書請求的情況來看，我從沒見過什么時候像 2002 年最后三個月那么熱切和繁忙?！眾W沙利文說，尤其是華爾街金融機構(gòu)希望加強它們的監(jiān)視。過去，它們在訊息發(fā)送或交付之后才利用軟件來識別可疑訊息。他說，現(xiàn)在“更多的人想對金融空間中的訊息進行預先審查，而不是事后才查看”。在預審中，訊息被通過電子手段秘密攔截，然后進行“檢疫”，直到由一位比方說遵守規(guī)則情況監(jiān)督員這樣的人閱讀。只有經(jīng)過這位監(jiān)督員的許可，訊息才會傳達預定的接收人。其次，根據(jù)奧沙利文的看法，鑒于投資銀行過去大多數(shù)情況下監(jiān)視的是發(fā)向公司外部的電子郵件，它們現(xiàn)在希望也監(jiān)視公司內(nèi)部的通訊。（還需要我們指出不光彩的華爾街電子郵件都是公司內(nèi)部郵件嗎？） ????有了軟件就能過得更好，對吧？也許吧。但還有很多可能帶來危險的話，人們不用亮紅燈詞匯或詞匯組合也能說出來。讓我們考察一下兩種說法：“這是對一家很重要的客戶的通融”和“從銀行業(yè)的觀點看這家公司對我們很重要”。這兩句引文均來自美林公司收集的電子郵件?？紤]到美林公司受到抬高股票評級以取悅投資銀行客戶的指控的背景，這些說法是極其可惡的。 ????但是，如果對每一份提到為客戶通融的郵件都發(fā)出警報，各家公司將需要大批的審查員來梳理由此而產(chǎn)生的大量“可疑”訊息。甚至明顯具有煽動性的用語（如布洛杰特對某種股票是“炸藥桶”的評估），也只有在這種說法具有足夠的共通性時才能被包含到編程目錄中。正如奧沙利文所承認，“最終，我們都不能代替良好的管理。我們是那些希望遵守規(guī)則的機構(gòu)可以用來幫助自己遵守規(guī)則的工具?！?/p> ????過分的監(jiān)視事實上會給跨國公司造成令人吃驚的風險，而《財富》500 強企業(yè)大多數(shù)是跨國公司。雇員隱私保護法律在歐洲要比美國嚴格得多。德意志銀行（Deutsche Bank）三名經(jīng)理現(xiàn)在正面臨在西班牙度過一段 監(jiān)獄時光的問題，因為他們做了某些美國公司日常經(jīng)常做的事情：檢查一位雇員的電子郵件。幾位微軟西班牙雇員自愿向一家公司網(wǎng)站提交個人資料，該網(wǎng)站將這些信息發(fā)送到位于華盛頓州雷蒙德的微軟總部人力資源部門，此后，微軟遭到罰款。 ????近些年來，電子郵件咨詢顧問異口同聲的說法是“制定一種政策”。從理論上說，通過制定書面的電子郵件規(guī)則（大約有五分之四的美國公司已經(jīng)這樣做），公司可以避開承擔責任?！暗牵椭鳑]有承擔起責任的地方是，只有 24% 的雇主進行過某種培訓。因此，如果你不培訓你的雇員，你不能指望他們懂得做什么和不做什么。”ePolicy Institute 的弗林（Nancy Flynn）這樣說。 ????像波音和英特爾這樣的公司長期以來就已經(jīng)開辦電子郵件和互聯(lián)網(wǎng)使用培訓班，這些培訓班集中強調(diào)常識性的規(guī)則和忠告（偶爾也有離奇的命令：英特爾公司的政策禁止連鎖郵件）。波音公司甚至要求參加一年一度的復習課程。 ????培訓也許是最佳的激勵因素──至少在涉及簡單的概念時是如此，如：不使用冒犯性語言等。但當訊息的核心是“不要說任何愚蠢的事情”時，我們到底怎樣培訓人們呢？當然，電子郵件歸根到底是一種記錄媒介。盡管從來沒有任何公司認同這種觀點，但 你能從不只一位首席執(zhí)行官那里得到這種感受。我不在乎你怎么行動──只是不要寫下來。而這，當然不是一種電子郵件問題。既然有些商界人士似乎渴望回到所有交往都沒有記錄的世界，我們就值得回憶一下這種正好相反的情形確實存在的那個時代。據(jù)《美國的呼喚：1940 年前的電話社會史》（America Calling: A Social History of the Telephone to 1940）一書，在電話出現(xiàn)的最初日子里，有些商人確實抵制過這種新技術(shù)，因為他們不能想象能在沒有永久性書面記錄的情況下做買賣和談判。 ????確實，電話的歷史為正與電子郵件較勁的公司管理人員提供了教訓。盡管人們已經(jīng)普遍接受電子郵件，但它廣泛使用還不到十年。我們還是沒有把它摸透。通過比較可知，電話的使用達到完全自然而然花了數(shù)十年時間。在近半個世紀里，貝爾旗下的公司對社會普遍使用電話的想法不屑一顧；它們只為商業(yè)和公用的目的而營銷電話。 ????像電話一樣，偶爾也有人認為，電子郵件應對那些并不一定是它造成（不過確實加速了）的長期性變化負責，如家庭生活與工作生活越來越重疊、書寫語言類似口頭語言的趨勢等長期性變化。這兩種情況都助長了人們書寫不合禮節(jié)、文體松散的電子郵件的傾向。這里還應加上最新的技術(shù)發(fā)展，如 BlackBerry 個人數(shù)字助理的普及，既促進了家庭和工作融合的趨勢，又加劇了人們以電子方式快速書寫的程度。過去，雇員自己進行構(gòu)思并向秘書口授函件，接著秘書可能一個小時后拿回來給你檢查，而現(xiàn)在，在這種場合，管理人員可能用手指敲出只有一兩行字的電子郵件，同時站在球場邊看他女兒的足球賽。盡管電子郵件使用的時間很短，但它后面已經(jīng)有發(fā)展更快的技術(shù)緊追不舍，這種技術(shù)可能還要更危險。即時訊息服務（IM）在美國公司界正迅速興起；根據(jù) ComScore Media Metrix 的數(shù)字，在上班的互聯(lián)網(wǎng)使用者當中，有 45% 左右目前已經(jīng)可以利用消費用 IM，如美國在線（AOL）、微軟網(wǎng)絡（MSN）和雅虎（Yahoo）提供的這種服務。這種系統(tǒng)總的來說很少留下電子蹤跡，除非用戶有意采取措施保存訊息。但是，出于與公司監(jiān)視、阻擋和保存電子郵件訊息同樣的理由，公司可能最終對 IM 也做同樣的事情。 ????巴倫認為，在青少年和大學生當中，IM 發(fā)揮著電子郵件對年齡稍大人群發(fā)揮的作用：它是隨便的，用“口頭”的風格書寫。她說，學生會保存電子郵件，用于與父母和教授的正式通訊。因此，我們的電子郵件問題也許會消失──但是將被某種 IM 問題所取代。未來研究所（Institute for the Future）的保羅?薩福（Paul Saffo）說，“到我們將電子郵件的全部范圍都固定下來的時候，重要的溝通將是 IM。沒有人知道對此該做些什么?！?/p> ????譯者：水刃 相關(guān)稿件
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