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經(jīng)濟“寒冬”練內(nèi)功
????但是,要達到把握供應市場的動向,并非易事,需要采購人員專注在個別類別上。所以,類別管理便成為戰(zhàn)略采購不可分割的一部分。許多企業(yè)都會要求采購人員每年分析供應市場的動向,并制定短期(下年度)和中長期的采購計劃。這些計劃并不限于現(xiàn)有供應商的選擇,往往還包含對潛在供應商的培養(yǎng)計劃。這樣,每年更新在每個類別上的戰(zhàn)略,從而使采購的決策能不斷反映供應市場的動態(tài)。 ????長期以來,很多企業(yè)忽視類別管理的重要性,或者想當然地設(shè)置類別管理的組織機構(gòu)。常見的問題是按照生產(chǎn)或者銷售的特點劃分采購類別,而不是按照供應市場及采購類別的特性劃分。譬如,某消費品企業(yè)為了配合生產(chǎn),按照不同產(chǎn)品線設(shè)置采購小組,而更加有效、更有利于成本優(yōu)化的方法其實是按照化學品、生物制品、包裝材料、生產(chǎn)輔料等采購類別特性設(shè)置。 ????戰(zhàn)略性采購的決策下放與控制 ????戰(zhàn)略性采購肩負在供應市場上定點、定量、定價及為企業(yè)成本把關(guān)的責任。所以,國外的戰(zhàn)略采購部門對員工的要求很高,且能提供良好的培訓。盡管國內(nèi)也有類似的優(yōu)秀企業(yè),但也不乏效率低下的采購部門。當然,員工能力可能是因素之一,但很多時候卻是因為員工缺乏決策的授權(quán)而難于解決問題。 ????改革開放 30 年,在眾多企業(yè)中不難找到人為因素的問題。一些企業(yè)采用一攬子措施,希望避免此等問題。例如,一家電子企業(yè)就把點、量、價分由三個部門處理。最終,質(zhì)保部門負責定點,采購部門負責分配采購量,財務部負責定價格。通過權(quán)力三分降低人為因素的方法,也對企業(yè)的采購體系造成了深遠影響,導致操作上問題叢生。質(zhì)保部定點的供應商往往沒有競爭優(yōu)勢。對有優(yōu)勢的供應商,質(zhì)保部門以擁有大量合格供應商為由未積極跟進。財務部因缺乏對供應市場的了解而不停壓價,但因量價分開而不能爭取最優(yōu)的價格。而對供應市場和個別供應商最了解的采購部,就只可以分配購買數(shù)量給不同優(yōu)選的供應商。當然,這可能是一個比較極端的案例,但它清楚地說明了這種問題的影響??v使監(jiān)管是企業(yè)的一個重要功能,但為此而降低一個把關(guān)部門的決策能力,很可能得不償失。 ????戰(zhàn)略采購的成功與否,往往取決于員工是否擁有做出決定的能力和權(quán)利。如果萬千權(quán)利只放在領(lǐng)導一個人身上,那只會把流程復雜化和降低決策的效率。曾經(jīng)有一位民營企業(yè)家,因不放心把采購決策權(quán)下放給自己的員工,在企業(yè)發(fā)展歷程中一直把決策權(quán)集中在自己一個人身上。當這家企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模時,他本人便成了整個企業(yè)的瓶頸,拖慢企業(yè)的運作。最終,他只有把權(quán)力下放到采購部門,并以一個采購委員會(而非他本人)去監(jiān)控戰(zhàn)略采購的決策。 ????在這個重要過程中,監(jiān)管必不可少。采購是一個跨部門的工作,并非采購部門單獨可以作出決定。所以在制定采購決策時,質(zhì)保部、工程部和其他相關(guān)部門都有必要參與其中。采購部的作用在于統(tǒng)籌各部門來作出決定。 ????企業(yè)通常會讓采購部對數(shù)額不大的采購決定作最終定案,只有數(shù)額大的采購才需要上級審批。這種審批可以經(jīng)過一個跨部門的采購指導委員會,綜合各方的意見對各類別作出最終的審批和決定。采購指導委員會的另一個作用是加強信息透明度,從而使其他參與部門擁有影響最終決定的空間。通過信息透明化,人為因素的不良影響也隨之降低。 ????其實,人為因素并不是中國獨有。在國外,人為乃至違規(guī)的行為也并非罕見,但國外企業(yè)普遍只會通過建立企業(yè)文化和一定的制度來管理內(nèi)部運作和避免人為因素的問題。利用嚴謹?shù)闹贫?,對員工表現(xiàn)有清楚的要求,企業(yè)可以降低這方面的風險。例如,有一家零售企業(yè)嚴禁采購部員工接受供應商請吃。當然,吃一頓飯沒什么大不了,也不能改變采購的決定,但這種禁令向員工和供應商表明了企業(yè)在這方面的要求和立場。另外,企業(yè)也會通過培訓教育來加強員工對這種行為的認識,從而提升團隊的整體素質(zhì)。 ????以優(yōu)化的采購體系迎接未來 ????盡管國內(nèi)企業(yè)多年來一直在推動采購部門的改革和優(yōu)化,但大多數(shù)企業(yè)還有很大的改進空間。企業(yè)的采購體系改革,必須先做到以上幾點才有機會成功。優(yōu)化采購體系,可以降低企業(yè)的成本并加強競爭力。但采購也是一個與多人利益有關(guān)的部門,改革需要一定的耐心和勇氣,并且必須有管理層的支持,才能推動起來。 ????可喜的是,我們注意到過去幾年很多企業(yè)意識到了采購組織建設(shè)的重要性,并在這方面做了大量工作。采購職能日益上升到戰(zhàn)略和企業(yè)高管層面,越來越多的企業(yè)甚至設(shè)置“首席采購官”(CPO);經(jīng)歷了跨部門糾紛的痛苦之后,很多企業(yè)也開始從“防范”為主的單純跨部門監(jiān)督,轉(zhuǎn)向以業(yè)務為導向的建立在合作分工基礎(chǔ)之上的采購協(xié)調(diào);隨電子化溝通工具的發(fā)展和信息的積累,企業(yè)的采購重點也日益從下定單、跟蹤訂單、督促付款等操作性工作轉(zhuǎn)化為成本分析、供應商發(fā)展等戰(zhàn)略性工作。 ????我們相信,目前的經(jīng)濟環(huán)境既是困難也是機遇。就像人們習慣在冬天“進補”一樣,如果企業(yè)能夠在經(jīng)濟的“冬天”里練好內(nèi)功,一定可以用全新的面貌迎來一個更加溫暖的春天! ????作者是波士頓咨詢公司(BCG)全球合伙人兼董事總經(jīng)理,BCG大中華區(qū)運營專項領(lǐng)導人。 相關(guān)稿件
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