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專欄 - 人間煙火

管理時(shí)間是空話,集中精力吃青蛙

David Chard 2014年01月24日

查大偉(David Chard)是一位領(lǐng)導(dǎo)力培養(yǎng)顧問,在亞太地區(qū)擁有30年的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)。作為聯(lián)心管理顧問有限公司(EngagingMinds)的創(chuàng)始人,他全身心致力于通過領(lǐng)導(dǎo)力和領(lǐng)導(dǎo)策略實(shí)現(xiàn)個(gè)人和組織向敬業(yè)型轉(zhuǎn)變。他普通話流利,經(jīng)常來往中國。他的聯(lián)系方式是:info@engagingminds.biz
別再想著管理時(shí)間了。找出你一天、一周、一個(gè)月、一年、一生中最重要的三件事,它們就是你必須吃掉的“三只青蛙”。利用帕累托定律,每天劃出20%的時(shí)間,集中精力,專門對(duì)付這三只青蛙。堅(jiān)持不懈,你的人生就能取得完全不同的成就。

????“如果你必須吃掉一只青蛙,不要長時(shí)間盯著它看。如果你必須連著吃掉三只青蛙,記得要先吃掉最大、最丑的那只。”

????——博恩?崔西,《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog!)一書的作者

????如今這個(gè)世界日益復(fù)雜,我們承受的壓力越來越大。在寓意奔騰向前的馬年即將來臨之際,我們很有必要重新審視備受世人推崇的“時(shí)間管理”這個(gè)理念。每天的時(shí)間似乎永遠(yuǎn)也不夠用,不足以讓我們完成所有想完成的事情。那么,為什么有些人總能更有效地利用時(shí)間,從而取得比其他人更大的成就呢?

????受本文開頭博恩?崔西這段話的啟發(fā),我們先把“管理時(shí)間”放到一邊,去“吃掉三只青蛙”吧。此話怎講?這里說的當(dāng)然不是你在餐廳吃的青蛙!相反,我們指的是“三的法則”(The Rule of Three),一項(xiàng)屢試不爽、旨在幫助我們有效使用時(shí)間以獲得杰出成就的策略。想了解更多嗎?那要看你能不能騰出幾分鐘讀完這篇文章。這幾分鐘或許會(huì)重塑你對(duì)“時(shí)間”的理解,同時(shí)引導(dǎo)你在2014年獲得新的成就。你或許將一馬當(dāng)先,讓其他人望塵莫及!如果你想受益于“三的法則”,請(qǐng)立刻做以下五件事情。

????1. 明確你的“三只大青蛙”。問自己一個(gè)問題:“如果我只能在2014年完成一件將對(duì)我的工作和事業(yè)產(chǎn)生最大影響的事,它會(huì)是什么?”把它寫下來。然后再找出一個(gè),也把它寫下來。最后再寫一個(gè)。這就是你的“三只青蛙”。它們很可能是一些非常重要,需要你持續(xù)保持專注度才能完成的大事。它們又大又丑!把你的注意力縮小到“三大”重要目標(biāo)之后,再開始運(yùn)用時(shí)間管理的帕累托定律:“80%的成就源自20%的活動(dòng)?!彼馕吨?,在一個(gè)8小時(shí)工作日,效率的差異往往取決于一小時(shí)。問題是:你將如何使用這一個(gè)小時(shí)?

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????2.先吃掉“最大、最丑的那只青蛙”。我們所說的“又大又丑”指的是,這三項(xiàng)目標(biāo)中比其他兩項(xiàng)更重要、更困難的那個(gè)目標(biāo)。歌德說:“最重要的事情絕不能受制于最不重要的事情?!睘榱藢W⒂谧钪匾幕顒?dòng),每天至少在它身上投入你20%的時(shí)間,你需要應(yīng)用史蒂芬?柯維的“時(shí)間矩陣”(Time Matrix)。這套矩陣標(biāo)注了“緊急的”和“重要的”任務(wù),如下圖所示:

????迅速分析這套時(shí)間矩陣之后,你就會(huì)清楚地發(fā)現(xiàn),最有效的利用時(shí)間方式就是專注于矩陣右上角那些“重要但不緊急的”活動(dòng)。是的,會(huì)有許多人和事以“萬分緊急”之名,要求你投入時(shí)間。其中一些也的確比較重要,不能回避。但除非它們與你的某只“青蛙”有關(guān),你會(huì)發(fā)現(xiàn),忙碌了一陣子后,你的時(shí)間被一些無法幫你在優(yōu)先事項(xiàng)上獲取進(jìn)步的事情消耗掉了。耗費(fèi)時(shí)間從事“不緊急,不重要”的活動(dòng),這種誘惑總是存在,這些充滿樂趣的娛樂活動(dòng)只會(huì)“浪費(fèi)你的時(shí)間”,不會(huì)幫助你獲得任何進(jìn)步。

????此處蘊(yùn)含的信息是:每天至少投入20%的可用時(shí)間,從事你的“三只青蛙”之一,它們皆是“不緊急,但重要的”活動(dòng)。如果你不這樣做,你就會(huì)身心疲憊,總是被一些緊迫的問題和危機(jī)牽著走。簡而言之,你會(huì)“失控”,任由一些堪稱“時(shí)間大盜”的“緊急”活動(dòng)擺布。

????3. 每天保護(hù)自己的“青蛙時(shí)間”。如何確保你每周有足夠時(shí)間專注于那些“又大又丑的青蛙”?答案“非常簡單,但不容易做到”。它意味著,你需要在你可利用的時(shí)間周圍劃出保護(hù)圈,不惜一切代價(jià)守住這個(gè)保護(hù)圈,以有效利用時(shí)間。簡單地說,“保護(hù)你的時(shí)間”意味著你必須:

????? 對(duì)一些浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)說“不”,比如各種打擾,不必要的電話,會(huì)議和電子郵件等等。

????? 在日歷上劃出“青蛙時(shí)間”,給予它“神圣不可侵犯”的地位,這樣你就可以確保專注于優(yōu)先事項(xiàng)的時(shí)間。

????? 關(guān)掉手機(jī),忽略電子郵件,關(guān)上門,在允許的時(shí)間內(nèi)“吃掉盡可能多的青蛙”。

????如果有人想打斷你,只需向他們解釋,這是你的“青蛙時(shí)間”,你晚些時(shí)候會(huì)與他們聯(lián)系。隨著時(shí)間的推移,人們就會(huì)開始尊重你集中精力的方式,他們肯定也將注意到你正在產(chǎn)生卓有成效的成果。所以:請(qǐng)務(wù)必保護(hù)你的時(shí)間,專注于重要活動(dòng),做一個(gè)有效利用時(shí)間的榜樣。

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