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專欄 - 人間煙火

管理時(shí)間是空話,集中精力吃青蛙

David Chard 2014年01月24日

查大偉(David Chard)是一位領(lǐng)導(dǎo)力培養(yǎng)顧問(wèn),在亞太地區(qū)擁有30年的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)。作為聯(lián)心管理顧問(wèn)有限公司(EngagingMinds)的創(chuàng)始人,他全身心致力于通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)力和領(lǐng)導(dǎo)策略實(shí)現(xiàn)個(gè)人和組織向敬業(yè)型轉(zhuǎn)變。他普通話流利,經(jīng)常來(lái)往中國(guó)。他的聯(lián)系方式是:info@engagingminds.biz
別再想著管理時(shí)間了。找出你一天、一周、一個(gè)月、一年、一生中最重要的三件事,它們就是你必須吃掉的“三只青蛙”。利用帕累托定律,每天劃出20%的時(shí)間,集中精力,專門(mén)對(duì)付這三只青蛙。堅(jiān)持不懈,你的人生就能取得完全不同的成就。

????4. 把“三的法則”應(yīng)用到你的整個(gè)生活。效率不應(yīng)該只體現(xiàn)在與工作有關(guān)的“青蛙”身上!在你生活的每個(gè)領(lǐng)域,確認(rèn)意義重大的“三只青蛙”:

????? 健康

????? 家庭

????? 個(gè)人理財(cái)

????? 建立關(guān)系

????? 成長(zhǎng)與發(fā)展

????? 放松與享受

????這些就是史蒂芬?柯維所說(shuō)的“高杠桿”活動(dòng):相對(duì)于做這些活動(dòng)需要的時(shí)間,它們往往能夠產(chǎn)生更加強(qiáng)大的成果。這正是“三的法則”的真諦所在:圍繞“重要,但不緊急的”高杠桿活動(dòng)組織時(shí)間。

????應(yīng)用“三的法則”時(shí),你可以:

????? 挑出本年度的“三只青蛙”

????? 每個(gè)季度的“三只青蛙”

????? 每月的“三只青蛙”

????? 每周的“三只青蛙”

????? 每天的“三只青蛙”

????如果你悉心實(shí)踐這項(xiàng)法則,把20%的時(shí)間投資在這些重要事項(xiàng)上,堅(jiān)持一整年,你就可以取得超出自己想象的成就。而且,你依然可以利用其余80%的時(shí)間來(lái)處理所有那些“急事”。

????5.創(chuàng)建并嚴(yán)格遵循每天的“待辦事項(xiàng)清單”。一項(xiàng)著名的研究重點(diǎn)考察了世界上最成功的一批人,探尋他們高效率的秘密。經(jīng)過(guò)數(shù)千次采訪,頭號(hào)因素終于浮出水面:他們都有制定每日“待辦事項(xiàng)清單”,還有頻繁審視的習(xí)慣。一天結(jié)束時(shí),他們都不會(huì)忘記為次日創(chuàng)建新清單。但這還不是全部。他們不僅每天都創(chuàng)建一份“待辦事項(xiàng)清單”,而且還確保每天的“待辦事項(xiàng)”包括對(duì)自己職業(yè)生涯和個(gè)人生活具有重大意義的活動(dòng)。

????下面的消息對(duì)許多人來(lái)說(shuō)都是一個(gè)壞消息:你的收件箱不是你的“待辦事項(xiàng)清單”!我們時(shí)常發(fā)現(xiàn),上班族坐下后,往往首先打開(kāi)電子郵件,然后一件接一件地從事這些事項(xiàng)。當(dāng)然,他們看起來(lái)“很忙”。這個(gè)策略的問(wèn)題在于,它導(dǎo)致你在沒(méi)有事先安排的情況下,隨機(jī)使用時(shí)間,你的工作注定是低效的!到底應(yīng)該怎么辦呢?

????? 限制你在電子郵件上花費(fèi)的時(shí)間:一天三次,每次用30分鐘處理電子郵件。

????? 簡(jiǎn)明扼要,態(tài)度誠(chéng)懇地回復(fù)郵件。千萬(wàn)不要使用“全部答復(fù)!”這是最浪費(fèi)時(shí)間的事情之一。

????? 選擇與你的“三只青蛙”匹配的事項(xiàng),優(yōu)先處理。

????? 把一些不太重要的事項(xiàng)放入“跟進(jìn)”文件夾。

????? 讓人們知道你將在稍后聯(lián)系他們,你目前正在專注于從事其他事情。

????如果不這樣做,會(huì)發(fā)生什么事情?你會(huì)讓自己淪為“電子郵件的奴隸”。而且你會(huì)發(fā)現(xiàn),一天到頭,煙冒了不少,但沒(méi)有多少火苗,幾乎沒(méi)有煮熟任何東西!我知道,這聽(tīng)起來(lái)并不容易,有時(shí)確實(shí)不容易做到。一個(gè)大問(wèn)題是:你想一整天盯著電腦屏幕,即刻回復(fù)每個(gè)人,還是想展現(xiàn)工作效率?解決的辦法是:想方設(shè)法地專注于你的優(yōu)先事項(xiàng)。到了年底時(shí),你不會(huì)因?yàn)椤鞍凑帐占涡颍皶r(shí)回復(fù)了所有郵件”而獲得獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)勵(lì),也不會(huì)因此得到提拔。

????最后分享一點(diǎn)。時(shí)間就是生命。你能在多大程度上利用好時(shí)間將決定你能否有所成就。被動(dòng)、磕磕絆絆地度過(guò)每一天是一種極其痛苦的生活方式。有效率意味著你設(shè)定好自己的立場(chǎng),每天專注于你的“三只青蛙”,過(guò)濾掉不重要的事情,學(xué)會(huì)說(shuō)“不”,直至你攀上事業(yè)的頂峰。這一點(diǎn)的確不“容易”做到,這是事實(shí)。但光知道這個(gè)事實(shí)是沒(méi)用的。現(xiàn)在的問(wèn)題是:你將如何度過(guò)永遠(yuǎn)也無(wú)法從頭來(lái)過(guò)的余生?只有你自己才能決定。

????“我們永遠(yuǎn)無(wú)法真正打破普遍規(guī)律。面對(duì)它們,我們只能不斷重塑自我?!薄返俜?柯維。

????祝愿你擁有一個(gè)碩果累累、事半功倍的馬年!(財(cái)富中文網(wǎng))

????EngagingMinds正在中國(guó)開(kāi)設(shè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)效力的講座,活動(dòng)面向公眾開(kāi)放。如果你對(duì)此有興趣并希望了解更多信息,請(qǐng)發(fā)送郵件至:info@engagingminds.biz

????譯者:葉寒

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